马上就要放假了，国庆+中秋可是个大长假啊！不过，在我们享受这个双节的喜悦前，有几件“大小事儿”得咱们外贸人先做好准备。
有效发布放假通知
正式邮件告知。内容包括但不限于:
1、放假时间
2、复工时间
3、在此期间哪些工作会延迟处理、哪些无法处理
4、是否会回复邮件
5、紧急联系电话、即时聊天app账号
参考模板：
Dear xxx
Hope you are fine.
Please note we will begin our holiday for Chinese National Holiday from Sep 29th to Oct 6th, 2023（不同公司放假时间不同，可以调整）. However, I will check my E-mail time by time. If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址 and we will go back to you asap…
Thank you!
Best regards,
xx
公司官网发布放假通知
网站上发布放假内容说明，文字版和banner首页制作，让新老客户第一时间就能了解具体信息。
公司各个社交媒体账号发布
除了常规的社交媒体平台，还可以考虑使用行业特定的社交媒体，如外贸B2B平台。
邮箱设置
设置好邮箱的自动回复
配置邮箱的自动回复功能，这样当有人在假期间联系你时，能够即时回复。
参考模板：
Dear xxx
Thank you for your email. I am currently out of the office for China’s National Day holiday from September 29th to October 6th and will not be available to respond during this period. I will return to work on October 7th and will address your email as soon as possible at that time.
If your matter is urgent, please feel free to contact at 电话号码 or 邮箱地址.
Thank you for your understanding.
Best regards,
xx
手机邮箱客户端设置
设置手机邮箱客户端是为了让工作更加便捷，无论身在何处，都可以及时查看和回复客户的邮件。
值得一提的是，如果假期没有特别安排，并且你有能力及时处理邮件，则建议不要设置邮箱自动回复功能，以免错过一些客户的询盘。
长假前的订单管理
订单进度
提前完成订单状态检查，并通过邮件或电话及时通知客户。考虑提供订单追踪或周期性进度报告。
出货时间
与物流和仓储部门紧密协作，确保出货时间符合承诺。明确了解假期期间物流合作伙伴的工作安排。
仓位预定
由于长假期间可能出现仓储瓶颈，提前与物流合作伙伴确认并预定仓位。
重要文件资料备份
进行中订单的联系方式
在长假前，务必备份进行中订单的客户联系信息。这样在假期期间如果有紧急情况需要解决，可以迅速与客户取得联系。
货代的联系方式
货代负责确保产品能够顺利运输到目的地，要保存好货代的联系方式，备用联系方式，以便在出现物流问题时能快速解决。
重要客户的联系方式
重要客户通常对公司业绩有较大影响。因此，务必备份这些客户的联系方式，并考虑设置专门的紧急联系渠道。
重要订单信息
订单信息包括许多重要的细节，如订单号、产品规格和交货日期等。务必对这些信息进行备份，以防数据丢失或其他意外情况，影响假期后的工作重启。
利用节日催单或开发客户
如果有客户近期想要下单的，也可以利用一下这个节日作为催单的噱头。比如假期过后订单生产紧张、假期过后可能涨价、假期过后装运爆舱等，可以合理思考客户谈判阶段，结合以上说辞，建议客户及早下单，以便节前生产好产品，并与货代安排好装运计划。
催单常用语句：
Owing to the National Holiday, If you place an order now, we can finish it in advance.
由于国庆假期，如果您现在下订单，我们可以提前完成。
The price of raw materials is about to rise，some raw materials have gone up in price. If the order is placed within the specified time, it can be provided at the original price.
原材料价格即将上涨，部分原材料价格上涨。如在规定时间内下单，可按原价提供。
做好这些准备就可以安心放假了！趁着假期也不要忘了多陪陪家里人。
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